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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision der Beschaffung

  Organisation der Beschaffung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …Einkaufsbereich zu genehmigen. (2) Sonderkäufe Es ist zu analysieren, ob es Beschaffungsumfänge gibt, die aufgrund prakti- scher Erwägungen nicht durch den… …eingekauft wer- den dürfen? Werden die Entscheidungen im Einkaufsbereich nachvollziehbar dokumentiert? 2) Besteht Klarheit für alle Prozessbeteiligten… …, Tochtergesellschaften im In- und Ausland) wahrgenommen werden, wo die Schnittstellen liegen und wie diese defi- niert sind? 2) Gibt es eine Festlegung von Wertgrenzen… …Einkaufsbereiches, falls de- zentrale Einkaufsbereiche existieren, klar geregelt und schriftlich fixiert? 2) Nimmt der Einkaufsbereich die damit einhergehenden… …allen relevanten Mitarbeitern zur Verfügung stehen? Handbücher, Richtlinien, Arbeitsanweisungen 43 2) Stehen hierbei den Einkaufsmitarbeitern… …Buchführungssysteme) vorliegt. 2) Ist die Software auf einem aktuellen Releasestand? Ergeben sich Risiken aus einem veralteten Releasestand für die Wartung des… …. Prüfungsfragen: 1) Wird der Genehmigungsprozess für Bestellungen systemseitig unter- stützt, z. B. durch Vergabe von Berechtigungen und Höchstgrenzen? 2) Kann… …vorgenommen werden können, um Mani- pulation zu vermeiden. Prüfungsfragen: 1) Existiert ein Berechtigungskonzept? 2) Sind Rollenkonflikte definiert? Werden… …Konditionen, regelmäßig ausgewertet und stichpro- benartig auf ihre Notwendigkeit durch die Einkaufsleitung oder eine an- dere Funktion geprüft? 2) Wie wird… …definiertem Prüfauftrag in Abstimmung mit der Personalabteilung. Prüfungsfragen: 1) Gibt es Einarbeitungspläne für neue Mitarbeiter? 2) Sind die…

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  Bedeutung, Ziele und Aufgaben der Beschaffung

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  …: Strategie, Beschaf- fung und Revision, Teil 2: Revision der Beschaffungsstrategien, Zeitschrift In- terne Revision, Ausgabe 2/2016, S. 76–85. Bedeutung… …marktanalyse mit profunder Kenntnis der Beschaffungsmärkte (auch der globalen) mit den relevanten Lieferanten (aktuelle und künftige). 2) Vgl. Bundesverband… …strategischen Festlegungen und Prämissen gehören insbesondere die Beschaffungsstrategien (vgl. Kap. 2). Hierbei wäre z. B. festzulegen, ob ein…

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  e-Procurement als Instrument zur Beschaffungsabwicklung

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  …zuerst behandelt. 2. Die weiterführenden Unterkapitel gehen auf die Spezialthemen einzelner e-Procurement-Systeme ein. Der Hauptfokus liegt hier auf… …, Vermeidung nicht transparenter und/oder ungeregelter Prozessabläufe, Entlastung des Einkaufs von Routineauf- gaben. 2) Sind wesentliche Voraussetzungen für… …Berechtigungskonzept (mit Rollendefinition) vor und ist dieses im e-Procurement-System korrekt abgebildet? 2) Sind die folgenden Teilaspekte geregelt? � Ist ein… …Werden bei den Bestellberechtigten stichprobenweise Kontrollen der Be- stellabwicklung durch die Rechnungsprüfung durchgeführt? 2) Ist hierzu eine… …aktuell? Beinhaltet es sowohl die Systembedienung als auch die Besonderheiten im Prozess? 2) Wird darauf geachtet, dass alle betroffenen Anwender des… …gemacht bzw. sind die AGB Teil der Bestellung bzw. Auf- tragsbestätigung? Hat der externe Dritte diesen Vorgaben zugestimmt? 2) Werden ausreichende… …Ausschreibungen oder Bestellungen, Genehmigungen usw. 2) Wird die über das System abgewickelte Kommunikation zwischen den Mitarbeitern des Unternehmens und… …Wirtschaftlichkeits- rechnung definierten Ziele auf deren Erreichung geprüft? Werden ange- messene Maßnahmen bei Abweichungen definiert und umgesetzt? 2) Wurden… …, die mit der Anschaffung der Softwarelösung verbunden sind? 2) Ist die Möglichkeit zur Einrichtung und Administration unterschiedlicher Benutzer bzw… …nur sehr abstrakt beschrieben und aus Kundensicht selten sinnvoll geordnet. 2) Ist sichergestellt, dass Artikeldaten bezüglich Menge, Preis, Bezeich-…

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  Auftragserteilung und Vertragsmanagement

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  …elektronisch)? 2) In welchen Fällen sind Abweichungen hiervon erlaubt? Erfolgt in diesen Fällen nachträglich eine Dokumentation? (B) Prüfungsfragen speziell zum… …definiert? 2) Existiert eine Übersicht und Erklärung der verschiedenen Vertragstypen und deren Anwendungsgebiete? Sind alle wichtigen Anwendungsgebiete… …� Vertragsstrafen bewehrte Antikorruptionsklausel.26) 2) Wie ist sichergestellt, dass die einzelnen Vertragsvereinbarungen jeweils zweckmäßig… …zeichnung von Verträgen/Bestellungen? 2) Sind im Berechtigungskonzept die Instrumente des Internen Kontrollsys- tems � Vier-Augen-Prinzip � Wertabhängige… …: 1) Gibt es eine Regelung zum Einholen von Auftragsbestätigungen? 2) Ist vorgesehen, in allen Fällen Auftragsbestätigungen anzufordern, auch bei… …. Zahlungsfristen, Lieferorte) berücksichtigt? 2) Sind Veränderungen des ursprünglichen Bestellinhaltes nachvollziehbar dokumentiert? 3) Wird bei… …sanpassungen (standardisiert) in die Verträge aufgenommen werden? 2) Ist bereits in der Leistungsbeschreibung festgelegt, ob, wie und in wel- chem Umfang… …der Überwachung von Vertragsverein- barungen (z. B. Zuständigkeiten, Informations- und Dokumentations- pflichten, Eskalationsprozess)? 2) Gibt es eine… …Beschaffungsdokumenten 121 2) Ist der Beginn der Aufbewahrungs-/Archivierungsfrist entsprechend der gesetzlichen Vorgaben genau spezifiziert? Hinweis: Bei Verträgen…

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  Besonderheiten bei der Beschaffung von Dienstleistungen

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  …Konzerngesellschaften wie zwei unabhängige Dritte)? 2) Ist eine abteilungsübergreifende Funktionstrennung bei Ausschreibung und Vergabe eingerichtet (d. h., besteht… …dezentral abgeschlossen? 2) Werden Standardverträge genutzt, welche durch die Rechtsabteilung ge- prüft und freigegeben sind? 3) Ist der… …(Grundsatz der Gleichstellung, vgl. §§ 8, 9 Nr. 2 und Nr. 2a AÜG)? Hinweis: Ausnahmen sind möglich. Z. B. können Tarifverträge abwei- chende Regelungen… …Scheinselbständigkeit untersucht? 2) Werden für die Untersuchung standardisierte Checklisten verwendet? Ist deren Bearbeitung verbindlich? 3) Werden bei unklaren… …oder wegge- fallene Leistungen bei der Abnahme und der Abrechnung berücksichtigt werden? 2) Soll die Bezahlung nach Festpreis, Aufwand oder ggf. mit… …: (1) Wirkt der Auftraggeber bei der agilen Entwicklung mit, stehen ihm dann u. U. bereits Rechte am Produkt zu? (2) In welchem Rechtsverhältnis werden… …agile Festpreis – Leitfaden für wirklich erfolgreiche IT-Projekt-Verträge, Carl Hanser Verlag GmbH & Co. KG, 2. Auflage 2014. Sonderfall… …bei Auftragsvergabe und Vertrags- gestaltung eine enge Abstimmung zwischen Einkauf, anforderndem Fach- bereich, IT-Bereich und Rechtsabteilung? 2… …. Pfarl, R. Mittermayr: Der agile Festpreis – Leitfaden für wirklich erfolgreiche IT-Projekt-Verträge, Carl Hanser Verlag GmbH & Co. KG, 2. Auflage 2014…

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  Auswertung von Beschaffungsdaten zur Vorbereitung und Durchführung von Prüfungshandlungen

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  …stehende Verdachtshypothesen zu bestätigen bzw. zu widerlegen (vgl. Abbil- dung 2). Abb. 2: Von der Vollprüfung zur Einzelfallprüfung �ŝŶnjĞůĨĂůůƉƌƺĨƵŶŐ… …entfernen. Beurteilung der Qualität der Stamm- daten. Identifikation von irrtümlich mehrfach angelegten Lieferan- ten. 2 Analyse der… …Anschluss an die Tabelle werden für drei ausgewählte Auswertungen (Nr. 2, 3 und 24) konkrete Beispiele zur Veranschaulichung genannt. Hinweis: Bei der… …. Auswertung/Analyse Zielsetzung Auswertung von Beschaffungsdaten zur Vorbereitung und Durchführung 212 2 Analyse von � BANFen � Bestellungen unterhalb der… …Veranschaulichung genannt: Zu Nr. 2: BANF-Splitting – Variante 1 Ein Teamleiter des Facility Managements ist berechtigt, BANFen bis zur Höhe von 10.000 € zu… …BANF-Textes ergibt sich der Verdacht auf BANF-Splitting, dem prüfungstechnisch nachzugehen ist. Zu Nr. 3: BANF-Splitting – Variante 2 Ein Teamleiter des… …48 % aller Bestellungen ein Bestellvolu- men von kleiner 200 € ausweisen und lediglich 2 % des gesamten Jahresum- satzes ausmachen. Hierbei steht… …2 Freigabe von Rechnungen/ Zahlungen 3 Erstellung von Bestellungen und Freigabe von Rechnungen/ Zahlungen 4 Buchen von Wareneingängen 5 Buchen…

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  Dolose Handlungen

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  …mit Auftragnehmern bzw. wieder- holte Teilnahme an deren privaten, gesellschaftlichen oder geschäft- lichen Veranstaltungen? 2) Liegt eine Ausübung von… …, Mai 2011, S. 2. Vgl. im Internet unter: https://www.pwc.de/de/compliance/assets/10_min_uk_ bribery_act.pdf Prävention doloser Handlungen 233 15.9… …(von Mitarbeitern und Geschäftspartnern, wie z. B. Lieferanten), einschließlich eines Verbots von Bestechungsgel- dern und Kick-back-Zahlungen? 2) Gibt… …, Leistungsabnahme und -kontrolle? 2) Ist ein Vier-Augen-Prinzip bei der Bestellung/Ausschreibung gewahrt (in- klusive angemessene Wertgrenzen)? 3) Werden… …Integrität und Rechtstreue bewertet und berücksichtigt? 2) Werden ausreichende unabhängige Auskünfte (z. B. mittels Wirtschafts- auskunftei, Handelsregister)… …, Dokumentationserforder- nisse)? 15.9.5 Juristische Maßnahmen Prüfungsfragen: 1) Werden vor Auftragsvergabe Verträge juristisch überprüft? 2) Werden ausreichend… …eine Regelung für die Annahme von Geschenken/Vergünstigungen (Genehmigung, Wertgrenzen)? 2) Gibt es für Mitarbeiter eine Pflicht zur regelmäßigen… …Prüfungsfragen: 1) Gibt es eine transparente Berichterstattung über die Beschaffungsvorgän- ge an das Management (Beschaffungscontrolling)? 2) Sind Vorgaben zur… …mensmitarbeiter durch Zuwendungen in ihrer Entscheidung zu beeinflus- sen, die über den normalen Rahmen einer Bewirtung oder Aufmerksam- keit hinausgehen? 2…

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  Beschaffungsstrategien

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  …17 2 Beschaffungsstrategien5) 2.1 Grundsätzliches Bei der Festlegung der Beschaffungsstrategie handelt es sich um eine grund- sätzliche… …können die Revisoren 5) Die Inhalte dieses Kapitels beruhen auf J. Matzenbacher: Strategie, Beschaf- fung und Revision, Teil 2: Revision der… …, Wies- baden 2013; G. Heß: Supply-Strategien in Einkauf und Beschaffung: Systema- tischer Ansatz und Praxisfälle, 2. Auflage, Wiesbaden 2010; C. Kiel… …. Schulte: Logis- tik: Wege zur Optimierung des Material- und Informationsflusses, 2. Auflage, München 1995. Beschaffungsstrategien 18 einen bedeutenden… …Lieferanteninsolvenz zu erkennen? 2) Besteht zur Risikobeherrschung ein Alternativplan, wie bei Lieferschwie- rigkeiten des bestehenden Lieferanten oder im Falle eines… …beabsichtigten oder notwendigen Lieferantenwechsels vorzugehen ist? (2) Multiple Sourcing Beim Multiple Sourcing werden bestimmte Materialien, Waren oder… …Informationsflusses, 2. Auflage, München 1995, S. 150 ff. Beschaffungsstrategien 30 Hinweis: Ein Lieferanten-Risiko-Management ist dann wirksam, wenn sowohl… …Prüfungsfragen/-ansätze genannt. 18) Vgl. C. Schulte: Logistik: Wege zur Optimierung des Material- und Informati- onsflusses, 2. Auflage, München 1995, S. 134–141… …Unterneh- mens. � Weltweites Nachfrageverhalten nach Ressourcen und Rohstoffen und die damit verbundenen möglichen Verknappungen. 2) Bestehen konkrete… …finden, zu erhalten oder aufzubauen sind. Beispiel 2: Falls für die Unternehmensstrategie Compliance-Aspekte einen hohen Stellenwert einnehmen, muss die…

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  Angebotsbearbeitung und Vergabeentscheidung

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  …werden mit verwechslungssicheren Angebotsaufklebern mit Projekt- name, Submissionsdatum, Uhrzeit, Vergabenummer etc. verschickt. (2) Eingang der Angebote… …verschlossener Form vorliegen? 2) Wird der Eingang der Angebote dokumentiert (z. B. mit Datum und Uhr- zeit), um zum Öffnungstermin zu erkennen, ob auch alle… …vollständig und in einer vergleichbaren Form (z. B. Matrix) gegenübergestellt? 2) Welche für die Beauftragung benötigten Entscheidungskriterien mit mo-… …Angebotsauswertung in Zweifelsfällen (z. B. technisch schwierige Fragestellungen, Qualitätsfragen) der anfor- dernde Fachbereich eingeschaltet wird? 2) Werden bei… …Entscheidungen differenziert vorgeben, beispielsweise in Abhängigkeit von der Höhe des Bestellwertes oder der Auswirkung auf das Unternehmen? 2) Wird die…

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  Angebotseinholung

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  …. Präqualifikationswettbewerbe oder Teilnahmewettbewerbe mit relevanten Eignungskriterien (vgl. Kap. 4.4, Prüfungsfrage 2 sowie Kap. 6.2, Prüfungsfrage 23) vorgeschaltet werden… …Kriterien für die Auswahl der anzufragenden Lieferanten und deren Anzahl festgelegt? 2) Sind diese Kriterien eindeutig definiert und zweckmäßig? Werden… …Einholung von Angeboten eindeutig definiert und verbindlich vorgegeben (z. B. in einer Richtlinie, Prozessbe- schreibung oder Verfahrensanweisung)? 2) Sind…

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