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• eBook-Kapitel aus dem Buch Handbuch Internal Investigations

  Pflichten der Organe und des Managements

  Martin Böhmer, Alexander H. Engelhardt

  …. Engelhardt 29 Geschäftsleitung von Kapitalgesellschaften (Vorstand, Geschäftsführung) Internal Investigations – interne Untersuchungen im eigenen Unternehmen… …beauftragen? Die Handlungspflichten der Entscheider im Unternehmen sind streng da- nach einzuteilen, welche rechtliche Stellung der betroffene Entscheider… …innehat. Während sog. „Corporate Title“ im Unternehmen der Darstellung von Füh- rungsebenen und Berichts- und Verantwortungsstrukturen dienen, so treffen… …über alle für das Unternehmen relevanten Fragen der Strategie, der Planung, der Geschäftsentwicklung, der Risikolage, des Risikomanagements und der Com-… …Unternehmen vertreten durch den Aufsichtsrat und den externen Ermittlern, zustande. Die oben dargestellten Rechte des Aufsichtsrates nach § 111 Abs. 2 AktG… …Stellung übernommenen Garantenpflicht folgt aber auch, dass diesem bei Vorliegen der sachlichen Voraussetzungen gegenüber dem Unternehmen eine Pflicht zur…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Handbuch Internal Investigations

  Einleitung

  Karl-Christian Bay, Alexander H. Engelhardt

  …Sicherstellung der Ein- haltung sämtlicher auf ein Unternehmen anwendbarer Gesetze und Vorschrif- ten notwendigerweise auch ein kontrollierendes Element… …. Vertrauensbasier- tes Zusammenarbeiten schließt dabei Kontrolle nicht aus, sondern gerade mit ein. Unternehmen, Mitarbeiter und Geschäftspartner haben ein… …führt aber auch zum Erkennen und zur Hebung von Verbesse- rungspotentialen und versetzt das Unternehmen so in die Lage, entweder eine optimale Struktur… …komplexen Sachverhalt in einem Unternehmen aufzuklären. Hierzu bedarf es der Kennt- nisse und Praxiserfahrung additiver Professionen, damit das… …. Nutzen unternehmensinternen Untersuchungen Ungeachtet des Vorstehenden ist zu beobachten, dass Unternehmen zusehends den Mehrwert von internal… …hinsicht- lich der Kunden und Lieferanten und dem Aktienmarkt als auch hinsichtlich der Strafverfolgungsbehörden bzw. der Strafjustiz. Ein Unternehmen kann… …durchgeführte Untersuchung begegnet werden. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass im Auf- tragsverhältnis zwischen Unternehmen und Beratern das notwendige Maß… …schlechterdings nur dem Reinwaschen des Unternehmens von dem Verdacht. Unternehmen, die sich einem laufenden Ermittlungsverfahren oder sogar bereits einem… …ent- faltet eine solche Untersuchung, aber zugleich auch Abschreckungseffekte auf- grund der nun greifbaren Ahndung von Verstößen durch das Unternehmen… …., unmittelbar nachdem ein Unternehmen behördlicherseits durchsucht wurde und sich ein Tatvorwurf manifestiert, werden externe Berater hinzugezogen, deren…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Handbuch Internal Investigations

  Rechtliche Vorgaben

  Dorothee Krull

  …vorgenommen. Weiterhin wer- den die von Unternehmen zu beachtenden Regelungen des US-amerikanischen Rechts beleuchtet. Dem Leser wird aufgezeigt, welche… …, die sich dahingehend aus- wirkt, dass der Arbeitnehmer Schaden vom Unternehmen fernzuhalten hat.4 Dies betrifft beispielsweise den Fall, dass dem… …Arbeitnehmer die Begehung von Straftaten im Unternehmen bekannt wird. Hier wird auch vertreten, dass ein Arbeitnehmer Straftaten, die von seinen Kollegen zu… …14:04 88 Krull Kapitel 3: Rechtliche Vorgaben zum Zwecke der Aufklärung eines Compliance-Vorfalls gerechtfertigt ist. Ein Unternehmen sollte den… …muss sichergestellt werden.46 Es dürfen jedoch auch Dritte, die vom Unternehmen für die internen Ermittlungen eingesetzt wurden, die Personalakten… …kann Gerüchten im Unternehmen und da- mit Unruhe vorgebeugt werden.48 Abgewogen werden muss insofern jedoch, ob es durch die Information der Mitarbeiter… …Bereitschaft, etwas von seinem Wissen mitzuteilen, erheblich einschränken.56 Hier ist zu unterscheiden, ob das Unternehmen dem Mitarbeiter einen Rechtsanwalt… …und dem Unternehmen und ein Verzicht auf die Schweigepflicht gegenüber staatlichen Behörden steht rein zur Disposition der Unternehmensleitung.58… …Schweigen verpflichtet. Ein Unternehmen muss hier gut überlegen, welche der beiden Varianten den größeren Erfolg im Rahmen der unternehmensinternen… …einen höheren Kostenfaktor für das Unternehmen. Denkbar ist insofern auch, dass der Mitarbeiter seine Unter- stützung bei der Aussortierung versagt, die…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Handbuch Internal Investigations

  Auftragserteilung

  Martin Böhmer

  …externer Ermittler gegenüber internen Abteilungen Konkretisiert sich in einem Unternehmen der Verdacht eines Compliance Vor- falls und stellt sich das… …Erfordernis der Einleitung interner Untersuchungen, so resultieren hieraus für die im Unternehmen verantwortlichen Personen be- sondere Pflichten (vgl. Kapitel… …wegen der Weisungsgebundenheit von Arbeitnehmern und der faktischen oder vertraglichen Hierarchieordnung im Unternehmen auch nur schwer möglich 1 Der… …Sorgfaltspflicht gegenüber dem Unternehmen eine rechtliche Pflicht zur Einschaltung externer Berater resultieren kann. Dies kann beispielsweise in Betracht kommen… …anzusehen und unter Umständen mit der Gefahr von Schadensersatzverpflichtungen gegen- über dem Unternehmen verbunden, wenn von einer Beauftragung von… …durch das Bekanntwerden von Korruptionsfällen in Unternehmen handelt, noch nicht. Externe Ermitt- ler werden auch dann einzuschalten sein, wenn es sich… …für das Unternehmen zu bera- ten.10 Die möglichen Interessenskonflikte haben die externen Berater (soweit diese als Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer… …dere interne Abteilungen gegenüber dem Unternehmen als Arbeitgeber wei- sungsgebunden und aus einer arbeitsvertraglichen Nebenpflicht grundsätzlich zur… …während hoheitlicher Ermittlungen ist, dass die Ermittlungshoheit beim Unter- nehmen verbleibt. Es bleibt dem Unternehmen vorbehalten, in welcher Wei- se es… …die Untersuchungen führt und welche Sanktionen dieses einleitet oder nicht, wobei in erster Linie die Unternehmensleitung das Unternehmen soweit wie…

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  Dokumentation und Aufbewahrungspflichten

  Martin Böhmer

  …mentation, sowohl bei dem in Auftrag gebenden Unternehmen, als auch bei den externen Beratern beleuchtet werden. Dabei sollen zum einen die zwingenden… …dem Unternehmen als Auftraggeber zu übergeben ist, zu unterscheiden. Gegebenenfalls besteht noch die Notwendigkeit einer Dokumentation für die… …staatlichen Ermittlungsbehörden verbleiben und bis zu einer Freigabe dem Unternehmen für die tägliche Arbeit entzogen sind. Auch nach dem neu eingeführten §… …Rechtsanwalt als Verteidiger das Unternehmen als Einziehungsbeteiligter nach § 434 Abs. 1 StGB gegen Maßnahmen des Ver- falls oder der Einziehung nach den §§ 73… …bei internen Ermittlungen in Unternehmen, die sich in der Praxis meist über mehrere Monate oder so- gar Jahre erstrecken können und welche durch eine… …Sie soll Grundlage für die Erstellung der Abschlussdokumentation gegenüber dem Unternehmen sein und auch der internen Qualitätssicherung der externen… …relevante Gesichtspunkte unter Nennung der Personen, seiner Stellung im Unternehmen, des Datums und der Uhrzeit sowie dem Grund der Besprechung dokumentiert… …Verschwiegenheitsverpflichtung und der genauen Art der Tätigkeit, auch die Art und Weise der Dokumentation vertraglich fest- zuhalten. e. Dokumentation für das Unternehmen als… …Auftraggeber Von der Dokumentation für interne Zwecke ist die Dokumentation und Be- richterstattung gegenüber dem Unternehmen als Auftraggeber zu unterschei-… …Differenzierung zwischen einer laufen- den Dokumentation gegenüber dem Unternehmen, die sich wiederum meist bei mittleren oder größeren Untersuchungen in eine…

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  Anpassung der Compliance-Struktur

  Dr. Clemens Engelhardt

  …Mißtrauensatmosphäre zu schaf- fen: das Unternehmen und seine unbescholtenen Mitarbeiter haben ein über- wiegendes und schützenswertes Interesse daran, dass Verstößen… …ho- her Untersuchungsintensität. Hierdurch wird im Unternehmen ein möglichst Bay_HBII.indb 298 20.03.13 14:04 C. Engelhardt 299 Erkennen… …. In Unternehmen aus traditionell stark regulierten Branchen (Finanzdienstleistungen beispielsweise) existieren bereits feste interne… …Folge- zeit an Vorbeugungsmaßnahmen für zukünftige Fälle gedacht. Erkannt wird ein Verstoß widrigenfalls bereits nicht durch das Unternehmen selbst, son-… …Aufmerksamkeit im Unternehmen. Indes sollte den drohenden Repu- tationsschäden sowohl intern als auch gegenüber Dritten durch die PR-seitige Nutzbarmachung der… …Compliance sollte sich als Teil der Wertschöpfungskette im Unternehmen ver- stehen und den erforderlichen Aufwand treiben, um innerhalb des Unterneh- mens auch… …Struktur aufzusetzen oder eine vorhandene Struktur anzupassen und zu optimieren. Intern wie extern ist das betroffene Unternehmen am Ende einer internen… …in einer Steigerung der Unternehmensumsätze liegen, insbesondere wenn das Unternehmen in einer stark vertrauensbasierten Branche tätig ist… …Stabsabteilung abzu- streifen, was wiederum zu mehr Akzeptanz im Unternehmen und folglich zu einem höheren Grad an guter Compliance und letztendlich zu mehr… …festhalten, dass es wohl keinen besseren Zeitpunkt für die Anpassung der Compliance Struktur im Unternehmen gibt, als nach einer durchgeführten internen…

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  Zusammenarbeit Interne Revision mit externen Beratern

  Franz Besl

  …Kontrollen. Da- rauf aufbauend unterstützt die Interne Revision das Unternehmen bei der Op- timierung vorhandener Strukturen. Zu den Funktionen der Internen… …die Überwa- chungsprozesse, die er wie folgt von einander abgrenzt: Risikomanage- mentprozesse Die Interne Revision unterstützt das Unternehmen bei… …. Kontrollprozesse Die Interne Revision unterstützt das Unternehmen bei der Beurteilung und Verbesserung von Maßnahmen zur Erhöhung der Wahrscheinlichkeit der… …Zielerreichung. Führungs- und Überwachungs- prozesse Die Interne Revision unterstützt das Unternehmen bei der Beurteilung und Verbesserung der Effektivität der… …. Geschäftsvorfälle, Kontensalden, bestimmte Abläufe im Unternehmen) ein- schließen, die auch ad hoc erfolgen können. – Untersuchungen zur Wirtschaftlichkeit… …Beurteilungskriterien: (1) Organisatorische Einordnung Die organisatorische Einordnung der Internen Revision im Unternehmen be- stimmt, inwieweit diese in der Lage ist… …, objektiv zu berichten (Weisungsunab- hängigkeit). Sie sollte der obersten Leitungsebene im Unternehmen zugeordnet und frei von anderer operativer… …Handlungen mitwirken, die den Berufstand der Inter- nen Revision oder ihr Unternehmen in Misskredit bringen. ◆ Interne Revisoren müssen die legitimen und… …(Korruptions-)Verdachtsfällen ist in der Regel mit einem erheblichen Aufwand verbunden. Sie erfordert detaillierte Kenntnis über das Unternehmen, dessen Abläufe sowie… …Unternehmen, bei denen (Korruptions-)Ver- dachtsfälle auftreten bzw. bekannt werden, ist die Frage nach der unterneh- mensinternen Zuständigkeit bei den…

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  Steuerliche Vorgaben

  Matthias Scheunemann

  …Ermitt- lungen in Unternehmen ist jedoch häufig nicht die auf repressive Maßnahmen von Strafverfolgungsbehörden gerichtete Aufklärung strafrechtlicher… …bekannte Un- sicherheit10 dürfte bei internen Ermittlungen – welche in der Praxis meist bei großen global agierenden Unternehmen mit einer Konzernstruktur…

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  Kommunikation während und über die laufende Untersuchung

  Alexander H. Engelhardt

  …Änderung der Art und Weise, in der das Unternehmen mit Dritten interagiert (wertgebunde- ner, unternehmenswertorientierter Ansatz)? Oder geht es… …beeinflussen. Dennoch schädigt kaum ein Umstand die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen und dessen Außenwirkung mehr als ein ostentativ nach… …Staatskonzern, dies eben- falls tut. Aus einem derartigen Vorgang kann das Unternehmen in der öffentli- chen Wahrnehmung letztlich sogar gestärkt hervorgehen… …, ist das Vertrauen in das Unternehmen, seine obersten Führungsebenen und seine Aufsichtsgremien auf lange Zeit verloren. Intern überzeugen Vorgesetzte… …Motiven kein Glauben mehr geschenkt. Inkongruente, inkonsisten- te Kommunikation fügt zu dem generellen Misstrauen, das dem Unternehmen in der betreffenden… …der Unternehmenskommunika- tion den Eindruck gewinnen, dass das Unternehmen ohne Rücksicht auf den Wahrheitsgehalt seiner Botschaften kommuniziert und… …können Unternehmen auch nicht mehr gegenüber mehreren Staatsanwaltschaften, Aufsichtsbehörden und Medienver- tretern im In- und Ausland unterschiedlich… …das Unternehmen tut und was es sagt, dürfen keine un- auflösbaren Widersprüche bestehen. Dies gilt gleichermaßen nach innen und nach außen: Nach innen… …erreichbare Umsatzziele). Nach außen darf nicht der Ein- druck entstehen, das Unternehmen simuliere Wohlverhalten, aber handele im Verborgen zielgerichtet… …sagt, muss stets nachweislich wahr sein. Dann – und erst dann – darf das Unternehmen den Anlass für die interne Untersuchung in- tern und extern als für…

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  Ansatz und Planung von internen Untersuchungen

  Matthias Scheunemann, Christian Hellfritzsch

  …denen man im Austausch steht, gewonnen werden. Stehen behauptete oder sogar festgestellte Unregelmäßigkeiten im Raum, muss sich ein Unternehmen… …Ermittler verläuft. Neben der eigentlichen Untersuchungsarbeit ist die Kommunikation innerhalb der Untersuchung und zwischen dem betroffenen Unternehmen und… …vorherge- henden Projektphasen vorzubereiten, stellt einen nachhaltigen Nutzen für das die Untersuchung durchführende Unternehmen sicher. Daneben beweist… …. Phase I – Vorbereitung der internen Untersuchung a. Ad Hoc Reaktion Sollten Ermittlungsbehörden Büros im Unternehmen und gegebenenfalls Pri-… …umgehend signalisiert werden, dass man eine interne Ursachenfor- schung betreiben wird und damit ein Zeichen setzen eigene Anstrengungen zu unternehmen, um… …die vorgeworfenen Sachverhalte aufzuklären und weiteren Schaden vom Unternehmen abzuwenden. Öffentlichkeitsarbeit Die Entwicklung einer… …Glaubwürdigkeit nicht zu gefährden. Sollte das Unternehmen über keine eigene Kommunikationsabteilung verfügen, ist es ratsam eine professio- nelle Agentur… …einzuschalten. Interne Maßnahmen Zunächst sollte eine zentrale Stelle im Unternehmen installiert werden, die sämtliche Aufgaben und Anfragen hinsichtlich einer… …Informationen an staatliche Ermittler immer zu prüfen, wel- chen rechtlichen Beschränkungen das Unternehmen diesbezüglich unterworfen ist. Es ist zu empfehlen… …Unternehmen zu den möglicherweise in die Untersuchung einzubeziehenden Geschäftsvorfällen müssen hierzu gesi- chert und in der Folge ausgewertet werden, will…

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