Der Praktische Leitfaden „Quality Assurance and Improvement Program” (Qualitätssicherungs- und -verbesserungsprogramm) gehört zu den dringend empfohlenen Richtlinien der internationalen Berufsgrundlagen (International Professional Practices Framework – IPPF) für die Interne Revision und enthält eine ausführliche Anleitung für die Durchführung von internen Revisionstätigkeiten sowie detaillierte Prozesse, Verfahren, Werkzeuge, Techniken, Programme, schrittweise Anleitungen und Ergebnisbeispiele.

Die folgenden Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision (Standards) sind bei der Entwicklung eines Programms zur Qualitätssicherung und -verbesserung zu beachten:

• 1300 – Programm zur Qualitätssicherung- und -verbesserung
• 1310 – Anforderungen an das Qualitätssicherungs- und -verbesserungsprogramm
• 1311 – Interne Beurteilungen
• 1312 – Externe Beurteilungen
• 1320 – Berichterstattung über das Programm zur Qualitätssicherung- und -verbesserung
• 1321 – Gebrauch der Formulierung „übereinstimmend mit den Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision“
• 1322 – Offenlegung von Abweichungen

Ein Programm zur Qualitätssicherung und -verbesserung hilft, die Qualität der Internen Revision zu beurteilen, um Empfehlungen für Verbesserungen abgeben zu können. Solch ein Programm ermöglicht eine Beurteilung z.B. folgender Faktoren:

• Übereinstimmung mit der Definition der Internen Revision, dem Ethikkodex und den Standards
• Angemessenheit der Geschäftsordnung, der Ziele, Richtlinien und Verfahren der Internen Revision
• Mitwirkung an den Führungs- und Überwachungsprozessen, dem Risikomanagement- und dem Internen Kontrollsystem (IKS)
• Vollständigkeit der Abdeckung aller Prüffelder
• Einhaltungen von Gesetzen, Richtlinien und Standards, denen die Interne Revision unterliegt
• Risiken, welche die Tätigkeit der Internen Revision beeinflussen
• Effektivität andauernder Verbesserungsmaßnahmen und der Einführung von „Best Practices“
• Beitrag zur Schaffung eines Mehrwerts, zur Verbesserung der betrieblichen Abläufe und zur Erreichung der Ziele durch die Interne Revision

Der Leiter der Internen Revision sollte ein auf seine Organisation zugeschnittenes Programm zur Qualitätssicherung und -verbesserung entwerfen; generell haben jedoch alle Programme die gleiche Zielsetzung:

• Abdeckung aller Aspekte der internen Prüfungstätigkeit
• Ermöglichung einer Beurteilung der Übereinstimmung mit der Definition der Internen Revision, dem Ethikkodex und den Standards
• Bewertung der Effektivität und Effizienz der internen Prüfungstätigkeit
• Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten

Die Qualitätsbeurteilung sollte die gesamte Prüfungstätigkeit sowohl auf Auftragsebene, als auch auf der Aktivitätsebene umfassen. Die Qualität kann extern und intern beurteilt werden. Durch einen kontinuierlichen Überwachungsprozess kann sichergestellt werden, dass Prozesse effektiv ausgeführt werden, um bei jeder Prüfung eine gleichbleibende Qualität zu gewährleisten. Im Rahmen einer regelmäßigen Selbstbeurteilung kann die Leistung beurteilt und Möglichkeiten für die Verbesserung von Prozessen und Verfahren aufgezeigt werden. Weiterhin kann festgestellt werden, ob die Ziele und Kriterien, die für das Qualitätssicherungs- und -verbesserungsprogramm genutzt werden noch aktuell, angemessen und gültig sind. Mindestens alle fünf Jahre muss eine Beurteilung durch einen externen Prüfer erfolgen.

Bei der Beurteilung durch einen externen Prüfer gibt es zwei Möglichkeiten, eine unabhängige Einschätzung durchführen zu lassen:

• Bei einer vollständigen externen Beurteilung wird die Prüfung von unabhängigen und qualifizierten Prüfern durchgeführt.
• Bei einer Selbstbeurteilung mit unabhängiger Überprüfung beurteilt ein Team von unabhängigen und qualifizierten Prüfern die von der Internen Revision selbst durchgeführte Beurteilung.

Die Anforderungen des Standards 1312 – Externe Beurteilungen können auch eingehalten werden, wenn ein sog. „Peer Review“ durchgeführt wird, bei dem Experten der gleichen Branche einer anderen Organisation die Qualitätssicherung durchführen. Wichtig dabei ist, dass die Kriterien zur Unabhängigkeit und Qualifikation beachtet werden. Weitere Details dazu finden sich in den Praktischen Ratschlägen 1312-1 – Externe Beurteilungen, 1312-2 – Externe Beurteilungen: Selbstbeurteilung mit unabhängiger Überprüfung, 1312-3 – Unabhängigkeit eines Externen Beurteilungsteams im privaten Sektor und 1312-4 – Unabhängigkeit eines Externen Beurteilungsteams im öffentlichen Sektor.

Jedes Programm zur Qualitätssicherung- und -verbesserung sollte eine Beurteilungsskala enthalten, mit der die Übereinstimmung der internen Prüfungstätigkeit mit den Standards gemessen werden kann.

Die in Deutschland gültige Skala des Deutschen Instituts für Interne Revision e.V. (DIIR) umfasst vier Notenstufen:

• 3 – Voll erfüllt
• 2 – Leichtes Verbesserungspotential
• 1 – Deutliches Verbesserungspotential
• 0 – Unbefriedigend
• n.a. – Nicht anwendbar

Ein Programm zur Qualitätssicherung und -verbesserung kann auf viele verschiedene Weisen entwickelt werden; ein wichtiger Aspekt bei der Entwicklung eines solchen Programms ist z.B. die Definition der folgenden Punkte:

• Rolle des Managements und der Mitarbeiter der Internen Revision im Qualitätsprozess
• Aktivitäten, die durch einen andauernden Überwachungsprozess, die regelmäßige Selbstbeurteilung oder externe Beurteilungen abgedeckt werden
• Häufigkeit von Selbstbeurteilungen und externen Beurteilungen
• Gewünschter Grad an Qualität oder Reife, der von der Internen Revision und den Stakeholdern erwartet wird

Die Förderung der kontinuierlichen Optimierung ist das Ziel eines jeden Programms zur Qualitätssicherung- und -verbesserung Der PDCA-Zyklus (Plan – Do – Check – Act) beinhaltet vier Schlüsselelemente, die sich wechselseitig beeinflussen:

• Formelle Dokumentation von Standards und erwarteten Methoden (Plan)
• Entwicklung von Aktivitäten, um Qualität zu definieren und das Bewusstsein der Mitarbeiter für Standards und Erwartungen zu schärfen (Do)
• Verschiedene Arten der Beurteilung, um Produkt- und Prozessqualität zu messen (Check)
• Durchführung von Verbesserungsmaßnahmen und Dokumentation von Erfahrungswissen (Act)

Das Programm zur Qualitätssicherung und -verbesserung soll nicht auf den Standards, sondern auf Programmbausteinen basieren. Zu nennen sind Führung und Überwachung, Berufspraxis und Kommunikation. Für jede dieser Aktivitäten sind Elemente zu bestimmen, für welche Ziele und Kriterien zu definieren sind. Zudem ist die zugehörige Dokumentation zu prüfen, um das Maß an Übereinstimmung mit der Definition der Internen Revision, dem Ethikkodex, den Standards und den Erwartungen von Stakeholdern bestimmen zu können. Nach der Beurteilung der Ziele und der Überprüfung der Dokumentation, sollte eine Beurteilung aufbauend auf der oben genannten Skala abgegeben werden. Schwächen und Empfehlungen sind zu dokumentieren.

Die Ergebnisse des kontinuierlichen Überwachungsprozess sind einmal jährlich an das Überwachungsorgan und andere wichtige Stakeholder zu übermitteln. Die Ergebnisse der regelmäßigen Selbstbeurteilungen oder externer Beurteilungen müssen dem Überwachungsorgan zeitnah nach Fertigstellung berichtet werden.

Mindestens jährlich sollte das Programm zur Qualitätssicherung- und -verbesserung überprüft und ggf. abgeändert werden, wobei folgende Aspekte berücksichtigt werden können:

• Ergebnisse der Qualitätsbeurteilung
• Feedback der Kunden
• Status der Aktionspläne
• Follow-up Aktivitäten von vorangegangenen Beurteilungen
• Sonstige Änderungen, die Einfluss auf das Qualitätsmanagementsystem haben könnten
• Verbesserungsvorschläge
• Neue und überarbeitete Standards, Richtlinien und Verfahren

Der Anhang des Praktischen Leitfadens besteht aus folgenden Teilen:

• Teil A: Referenzen
• Teil B: Auftragsüberwachung, Arbeitspapiere und Überprüfung der Qualität der Arbeitspapiere
• Teil C: Komponenten des Programms zur Qualitätssicherung- und -verbesserung
• Teil D: Muster: Methode zur Selbstbeurteilung
• Teil E: Muster: Durchführung einer Selbstbeurteilung
• Teil F: Definition der Internen Revision
• Teil G: Ethikkodex

Für den vollständigen Text des Praktischen Leitfadens zum Programm der Qualitätssicherung und -verbesserung vgl. die Praktischen Leitfäden sowie die Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision (www.theiia.org oder www.diir.de).

Literatur:

• The Institute of Internal Auditors (IIA): International Professional Practices Framework (IPPF) 2013, Altamonte Springs, Florida, USA
• IPPF – Quality Assurance and Improvement Program, March 2012, Altamonte Springs, Florida, USA