Der Praktische Leitfaden „Measuring Internal Audit Effectiveness and Efficiency” (Beurteilung von Effektivität und Effizienz der Internen Revision) gehört zu den dringend empfohlenen Richtlinien der internationalen Berufsgrundlagen (International Professional Practices Framework – IPPF) für die Interne Revision und enthält eine ausführliche Anleitung für die Durchführung von internen Revisionstätigkeiten sowie detaillierte Prozesse, Verfahren, Werkzeuge, Techniken, Programme, schrittweise Anleitungen und Ergebnisbeispiele.

Der Praktische Leitfaden gibt Hilfestellung für die Anwendung folgender Standards:

• 1300 – Programm zur Qualitätssicherung- und -verbesserung
• 1310 – Anforderungen an das Qualitätssicherungs- und verbesserungsprogramm
• 1311 – Interne Beurteilung
• 1312 – Externe Beurteilung

Unter Effektivität und Effizienz wird der Erreichungsgrad von geplanten Zielen verstanden, was auch eine Qualitätskomponente beinhaltet. Diese allgemeine Definition lässt sich auch auf die Tätigkeit der Internen Revision übertragen. Die Interne Revision hat Kriterien festzulegen, mit denen gemessen werden kann, ob sie ihrer Funktion nachkommt. Zudem ist die Effektivität und Effizienz zu überwachen und regelmäßig zu beurteilen.

Die Interne Revision berichtet an zwei Gruppen von Stakeholdern:

• Interne Stakeholder, z.B. die Geschäftsführung oder Ausschüsse (z.B. Prüfungsausschuss), Führungskräfte, operatives und unterstützendes Management sowie interne Prüfer
• Externe Stakeholder, z.B. die Regulierungsstellen und Herausgeber von Standards, Wirtschaftsprüfer sowie Lieferanten und Kunden

Ein Prozess muss definiert werden, mit dem die wichtigsten Leistungskategorien / Messgrößen, Strategien und Kennzahlen identifiziert und regelmäßig beobachtet, analysiert und berichtet werden können, um die Effektivität und Effizienz zu überwachen und zu verbessern.

Ein Prozess zur Überwachung und Verbesserung der Effektivität und Effizienz könnte nach dem Praktischen Leitfaden wie folgt aussehen:

• Definition der Effektivität und Effizienz der Internen Revision
• Identifikation wichtiger interner und externer Stakeholder
• Entwicklung von Kennzahlen, welche die Effektivität und Effizienz der Internen Revision beschreiben
• Überwachung und Berichterstattung der Ergebnisse

Bei der Entwicklung von Kennzahlen sollte sich die Interne Revision folgende Fragen stellen:

• Wie effektiv sind die Kennzahlen mit der Strategie der Internen Revision verbunden?
• Beinhalten die Kennzahlen sowohl Früh- als auch Spätindikatoren?
• Geben die Kennzahlen den Auftrag und die Rolle der Internen Revision wieder?
• Wie effektiv sind die Kennzahlen für einen dauerhaften Verbesserungsprozess nutzbar?

Die Leistung der Internen Revision kann qualitativ als auch quantitativ gemessen werden:

• Quantitative Kennzahlen beruhen auf bestehenden Daten, sind leicht kalkulierbar und gut verständlich
• Qualitative Kennzahlen basieren oft auf der Sammlung von nicht vergleichbaren Informationen; solche Kennzahlen sind schwerer zu erheben, können aber weitere Informationen bieten, um die quantitativen Kennzahlen zu unterlegen

Der Praktische Leitfaden gibt als Beispiele für Kennzahlen folgende Typen an:

• Anteil der Internen Revision an Verbesserungen des Risikomanagement, des Internen Kontrollsystems (IKS) sowie der Führungs- und Überwachungsprozesse
• Erreichung der Kernziele
• Bewertung der Entwicklung in Bezug auf den Prüfungsplan
• Verbesserung der Produktivität der Mitarbeiter
• Gesteigerte Effizienz des Prüfungsprozesses
• Gesteigerte Anzahl von Vorschlägen für die Verbesserung von Prozessen
• Angemessenheit der Auftragsplanung und Auftragsüberwachung
• Effektivität bei der Erfüllung der Bedürfnisse der Stakeholder
• Qualitative Verbesserung der Arbeit der Internen Revision
• Effektive Durchführung der Prüfungen
• Klare Kommunikation mit den Mandanten und der Geschäftsführung / dem Überwachungsorgan

Daten zur Effektivität und Effizienz der Internen Revision sollten regelmäßig (z.B. quartalsweise) an die Stakeholder weitergegeben werden. Das Feedback der Stakeholder kann dem Leiter der Internen Revision helfen, die Berichte nach deren Wünschen zu gestalten. Die Berichte sollten auf die individuellen Anforderungen ausgerichtet sein und in einem Format vorliegen, das den Stakeholdern die notwendigen Informationen liefert. Der Detailierungsgrad kann deshalb unterschiedlich ausfallen.

Anhang A des Praktischen Leitfadens enthält wichtige Referenzen. In Anhang B werden Fragen genannt, die zu beantworten sind, um den vielen Stakeholdern hinreichend Sicherheit bezüglich der Qualität der Internen Revision zu bieten. In Anhang C werden Beispiele für Kennzahlen zur Messung der Effektivität und Effizienz gegeben. Anhang D enthält ein Dashboard zur Berichterstattung hinsichtlich Effektivität und Effizienz. Anhang E gibt ein Beispiel für einen Fragebogen zur Mitarbeiterbefragung hinsichtlich der Steigerung der Effektivität und Effizienz der Internen Revision.

Für den vollständigen Text des Praktischen Leitfadens „Measuring Internal Audit Effectiveness and Efficiency“ vgl. die Praktischen Leitfäden sowie die Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision (www.theiia.org oder www.diir.de).

Literatur:

• The Institute of Internal Auditors (IIA): International Professional Practices Framework (IPPF) 2013, Altamonte Springs, Florida, USA
• IPPF-Practice Guide Measuring Internal Audit Effectiveness and Efficiency, December 2010, Altamonte Springs, Florida, USA