1. Einführung

Der Praktische Leitfaden „Assessing Organizational Governance in the Private Sector“ (Beurteilung der organisatorischen Führungs- und Überwachungsstruktur im privatwirtschaftlichen Sektor) gehört zu den dringend empfohlenen Richtlinien der internationalen Berufsgrundlagen (International Professional Practices Framework – IPPF) für die Interne Revision und enthält eine ausführliche Anleitung für die Durchführung von internen Revisionstätigkeiten sowie detaillierte Prozesse, Verfahren, Werkzeuge, Techniken, Programme, schrittweise Anleitungen und Ergebnisbeispiele.

Der Praktische Leitfaden bietet dem Leiter der Internen Revision Hilfestellung bei der Beurteilung der Führung und Überwachung im privatwirtschaftlichen Sektor und sollte i.V.m. folgenden Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision (Standards) verwendet werden:

• 2100 – Art der Arbeiten
• 2110 – Führung und Überwachung
• 2110-1 – Führung und Überwachung: Definition
• 2110.2 – Führung und Überwachung: Beziehung zu Risiko und Interner Kontrolle
• 2110.3 – Führung und Überwachung: Beurteilung

2. Grundlagen und Definition von Führung und Überwachung

Die Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision (Standards) definieren Führung und Überwachung als die Gesamtheit der Abläufe und Strukturen, die von der Geschäftsführung/dem Überwachungsorgan eingeführt wurden, um die zur Zielerreichung der Organisation erforderlichen Aktivitäten zu koordinieren, leiten, betreiben und überwachen. Die Geschäftsführung/das Überwachungsorgan trägt die Hauptverantwortung für eine effektive Führung und Überwachung durch die Entwicklung, Pflege und Kontrolle der Standards und Richtlinien für die Unternehmensethik, Geschäftspraktiken und Regeleinhaltung und weist die Führungskräfte an. Normalerweise delegiert die Geschäftsführung/das Überwachungsorgan erhebliche Befugnisse für das Tagesgeschäft. Die Geschäftsführung ist verantwortlich für die Implementierung des Führungs- und Überwachungssystems und ist für den Ton an der Organisationsspitze (sog. Tone at the Top) verantwortlich (z.B. hinsichtlich Ethik, Integrität und Verhalten, welche ein effektives Führungs- und Überwachungsumfeld unterstützen).

3. Rolle der Internen Revision bei der Bereitstellung von Prüfungs- und Beratungsleistungen

Die Interne Revision kann im Zusammenhang mit dem Führungs- und Überwachungssystem verschiedene Rollen annehmen. In der Geschäftsordnung der Internen Revision sollten die entsprechenden Verantwortlichkeiten geregelt sein. Der vorliegende Praktische Leitfaden stellt jedoch nur eine Hilfestellung für die Beurteilung des unternehmensweiten Führungs- und Überwachungsprozesses dar. Bei der Identifikation und Analyse von relevanten Führungs- und Überwachungsprozessen- und Methoden und der Auswahl der Beurteilungskriterien sollte wie im nachfolgend dargestellt Kapitel vorgegangen werden.

4. Identifikation und Analyse von relevanten Führungs- und Überwachungsprozessen und Nutzung von Beurteilungskriterien

Zunächst sollten alle relevanten Führungs- und Überwachungsprozesse identifiziert werden. Darauf aufbauend erfolgt im nächsten Schritt eine Durchsicht der Prozesse mit einhergehender Definition von Zielen und damit zusammenhängenden Risiken. Abschließend sollten Beurteilungskriterien definiert und das bisherige Verständnis mit der Geschäftsführung/dem Überwachungsorgan und den Führungskräften validiert werden.

5. Entwicklung eines Plans zur Prüfung des Führungs- und Überwachungssystems

Bei der Entwicklung eines periodischen Plans zur Prüfung des Führungs- und Überwachungssystems sollten die Verflechtungen zwischen Führung und Überwachung, Risikomanagement und Internes Kontrollsystem (IKS) beachtet werden.

Eine Prüfung des Führung- und Überwachungssystems könnte nach dem Praktischen Leitfaden wie folgt aussehen:

• Prüfungen spezieller Führungs- und Überwachungsaktivitäten
• Durchführung einer einzelnen Prüfung, die alle Prozesse die sich speziell auf Führung konzentrieren, einschließt
• Einbezug der Prüfung der Führung und Überwachung in Prüfungen, die sich mehr auf den Geschäftsbetrieb und unterstützende Aktivitäten konzentrieren

Der Leiter der Internen Revision muss zusammen mit der Geschäftsführung/dem Überwachungsorgan festlegen, welcher Prüfungsansatz bzw. welche Kombination von Prüfungsansätzen am effektivsten für die Organisation sind. Das Prüfungsuniversum muss begutachtet und ggf. angepasst werden, um den gewählten Prüfungsansatz implementieren zu können. In der Planungsphase hat der Leiter der Internen Revision zudem festzustellen, ob auf die Arbeit anderer Prüfungsteams vertraut werden kann. Weitere Informationen dazu bietet der „Praktische Leitfaden – Verlassen der Internen Revision auf andere Prüfungsdienstleister“.

6. Planung und Durchführung der Prüfung des Führungs- und Überwachungssystems

Die Prüfung des Führungs- und Überwachungssystems ist nach dem Praktischen Leitfaden wie folgt aufgebaut:

a. Planungsphase

In der Planungsphase sollten die Ziele des konkreten Prüfungsprojektes festgelegt werden. Zudem muss verstanden werden, was die Ziele der Führung und Überwachung sind. Generell gibt es folgende Zielkategorien: Strategisch, Betrieblich, Regeleinhaltung und Berichterstattung. Die Ziele sind im Rahmenwerk zum unternehmensweiten Risikomanagement des Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) beschrieben. Müssen bei der Prüfung Gesetze oder Richtlinien ausgelegt werden, sollte sich die Interne Revision Unterstützung durch die Rechtsabteilung sichern, sofern sie keine Juristen beschäftigt.

b. Durchführung der Prüfung

Die Prüfung wird in zwei Schritten durchgeführt. Nach der Durchführung einer Aufbauprüfung wird das System einer Funktionsprüfung von wesentlichen Aktivitäten unterzogen. Im Praktischen Leitfaden wird eine ausführliche Liste von Quellen genannt, deren sich bei der Zusammenstellung von Nachweisen bezogen werden kann, um Schlussfolgerungen und Empfehlungen sachlich zu untermauern. Zu beachten ist, dass es sich bei den gesammelten Unterlagen oftmals um vertrauliche Informationen handelt, so dass besonders Wert auf eine gesicherte Aufbewahrung gelegt werden sollte.

c. Kommunikation von Ergebnissen

Nach Beendigung der Prüfung sollten die Ergebnisse kommuniziert werden. Eventuell sollte Hilfestellung der Rechtsabteilung zur Kommunikation von Ergebnissen und zur Zurückhaltung von Arbeitspapieren angefordert werden.

d. Überwachung des Verbesserungsprozesses

Ein System zur Überwachung von Verbesserungsmaßnahmen sollte vom Leiter der Internen Revision eingeführt werden. Aufgrund der Wichtigkeit der Führungs- und Überwachungsstruktur sollte dieses System strikt ausgestaltet sein und z.B. die folgenden Aspekte berücksichtigen:

• Zeitraum für die Verbesserungsmaßnahmen und wichtige Meilensteine
• Kontinuierliche Beurteilung der Aktivitäten der Prozesseigner
• Nachschau, um Verbesserungen feststellen zu können
• Eskalationsverfahren für unbefriedigende Rückmeldungen, um das Risiko für verspätete oder unvollständige Verbesserungen zu berücksichtigen

7. Überlegungen bezüglich spezieller Führungs- und Überwachungsaktivitäten

Der Praktische Leitfaden gibt zudem einige Hinweise zu speziellen Führungs- und Überwachungsaktivitäten und Funktionen, wie z.B.:

• Geschäftsführung/Überwachungsorgan
• Strategie
• Unternehmensweites Risikomanagement
• Ethik
• Regeleinhaltung
• Verantwortlichkeiten und Rechenschaft
• Überwachung
• Führung und Überwachung im Bereich Informationstechnologie (IT)

Im Anhang werden Risiken für die Geschäftsführung/das Überwachungsorgan genannt und Praktiken aufgezeigt, um den Risiken zu begegnen.

Für den vollständigen Text des Praktischen Leitfadens die Beurteilung der organisatorischen Führungs- und Überwachungsstruktur im privatwirtschaftlichen Sektor vgl. die Praktischen Leitfäden sowie die Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision (www.theiia.org oder www.diir.de).

Literatur:

• The Institute of Internal Auditors (IIA): International Professional Practices Framework (IPPF) 2013, Altamonte Springs, Florida, USA
• IPPF – Practice Guide Assessing Organizational Governance in the Private Sector, July 2012, Altamonte Springs, Florida, USA