Jede Prüfung kann, wie die meisten anderen Vorgänge im Krankenhaus, als ein Prozess aufgefasst werden, welcher nach bestimmten Regeln abläuft. Dabei kann dieser Prüfungsprozess je nach konkreter Prüfungsaufgabe durchaus unterschiedliche Ausprägungen aufweisen und auch Rücksprünge zu einer früheren Prozessstufe beinhalten. Nachfolgend werden deshalb nur einige immer wiederkehrende Phasen eines Prüfungsprozesses skizziert.
Grob lässt sich auch der Prüfungsprozess in eine Planungsphase, eine Durchführungsphase – die eigentliche Prüfung – und eine Kontrollphase einteilen. Insbesondere die Planungsphase kann sehr unterschiedliche Elemente aufweisen. Neben die übergreifende, periodische Planung des Prüfungsvolumens tritt die Planung einzelner Prüfungsaufträge. In der Planungsphase wird regelmäßig eine Risikobewertung durchgeführt, welche das Bestimmen von Prüfungsschwerpunkten unterstützt. Dazu kann auch eine Analyse von Leistungskennziffern durchgeführt werden; so sollte beispielsweise bei einer Prüfung der Pflege dort ein Schwerpunkt gesetzt werden, wo besonders schlechte Zahlen für Inkubitus-Fälle festzustellen sind. Eine verminderte Prüfungsaufmerksamkeit kann dagegen jenen Bereichen entgegengebracht werden, in denen eine gut funktionierende Selbstüberwachung (control self assessment, CSA) oder vernünftig dokumentierte Qualitätsüberwachungen nachgewiesen werden kann.
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