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  Angebotseinholung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …. Präqualifikationswettbewerbe oder Teilnahmewettbewerbe mit relevanten Eignungskriterien (vgl. Kap. 4.4, Prüfungsfrage 2 sowie Kap. 6.2, Prüfungsfrage 23) vorgeschaltet werden… …Kriterien für die Auswahl der anzufragenden Lieferanten und deren Anzahl festgelegt? 2) Sind diese Kriterien eindeutig definiert und zweckmäßig? Werden… …Einholung von Angeboten eindeutig definiert und verbindlich vorgegeben (z. B. in einer Richtlinie, Prozessbe- schreibung oder Verfahrensanweisung)? 2) Sind…

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  Angebotsbearbeitung und Vergabeentscheidung

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  …werden mit verwechslungssicheren Angebotsaufklebern mit Projekt- name, Submissionsdatum, Uhrzeit, Vergabenummer etc. verschickt. (2) Eingang der Angebote… …verschlossener Form vorliegen? 2) Wird der Eingang der Angebote dokumentiert (z. B. mit Datum und Uhr- zeit), um zum Öffnungstermin zu erkennen, ob auch alle… …vollständig und in einer vergleichbaren Form (z. B. Matrix) gegenübergestellt? 2) Welche für die Beauftragung benötigten Entscheidungskriterien mit mo-… …Angebotsauswertung in Zweifelsfällen (z. B. technisch schwierige Fragestellungen, Qualitätsfragen) der anfor- dernde Fachbereich eingeschaltet wird? 2) Werden bei… …Entscheidungen differenziert vorgeben, beispielsweise in Abhängigkeit von der Höhe des Bestellwertes oder der Auswirkung auf das Unternehmen? 2) Wird die…

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  Auftragserteilung und Vertragsmanagement

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  …elektronisch)? 2) In welchen Fällen sind Abweichungen hiervon erlaubt? Erfolgt in diesen Fällen nachträglich eine Dokumentation? (B) Prüfungsfragen speziell zum… …definiert? 2) Existiert eine Übersicht und Erklärung der verschiedenen Vertragstypen und deren Anwendungsgebiete? Sind alle wichtigen Anwendungsgebiete… …� Vertragsstrafen bewehrte Antikorruptionsklausel.26) 2) Wie ist sichergestellt, dass die einzelnen Vertragsvereinbarungen jeweils zweckmäßig… …zeichnung von Verträgen/Bestellungen? 2) Sind im Berechtigungskonzept die Instrumente des Internen Kontrollsys- tems � Vier-Augen-Prinzip � Wertabhängige… …: 1) Gibt es eine Regelung zum Einholen von Auftragsbestätigungen? 2) Ist vorgesehen, in allen Fällen Auftragsbestätigungen anzufordern, auch bei… …. Zahlungsfristen, Lieferorte) berücksichtigt? 2) Sind Veränderungen des ursprünglichen Bestellinhaltes nachvollziehbar dokumentiert? 3) Wird bei… …sanpassungen (standardisiert) in die Verträge aufgenommen werden? 2) Ist bereits in der Leistungsbeschreibung festgelegt, ob, wie und in wel- chem Umfang… …der Überwachung von Vertragsverein- barungen (z. B. Zuständigkeiten, Informations- und Dokumentations- pflichten, Eskalationsprozess)? 2) Gibt es eine… …Beschaffungsdokumenten 121 2) Ist der Beginn der Aufbewahrungs-/Archivierungsfrist entsprechend der gesetzlichen Vorgaben genau spezifiziert? Hinweis: Bei Verträgen…

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  Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung

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  …zahlungsausführenden Stelle sicher? 2) Gibt es Vorgaben (z. B. Richtlinie, Prozessbeschreibung, Arbeitsanweisung etc.) zur Durchführung der Leistungsanerkennung?… …. Vgl. auch Kap. 14.3. 2) Spiegelt sich die Funktionstrennung in den Rollen und Berechtigungen im jeweiligen ERP-System wider? 3) Gibt es Vorgaben (z…
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  e-Procurement als Instrument zur Beschaffungsabwicklung

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  …zuerst behandelt. 2. Die weiterführenden Unterkapitel gehen auf die Spezialthemen einzelner e-Procurement-Systeme ein. Der Hauptfokus liegt hier auf… …, Vermeidung nicht transparenter und/oder ungeregelter Prozessabläufe, Entlastung des Einkaufs von Routineauf- gaben. 2) Sind wesentliche Voraussetzungen für… …Berechtigungskonzept (mit Rollendefinition) vor und ist dieses im e-Procurement-System korrekt abgebildet? 2) Sind die folgenden Teilaspekte geregelt? � Ist ein… …Werden bei den Bestellberechtigten stichprobenweise Kontrollen der Be- stellabwicklung durch die Rechnungsprüfung durchgeführt? 2) Ist hierzu eine… …aktuell? Beinhaltet es sowohl die Systembedienung als auch die Besonderheiten im Prozess? 2) Wird darauf geachtet, dass alle betroffenen Anwender des… …gemacht bzw. sind die AGB Teil der Bestellung bzw. Auf- tragsbestätigung? Hat der externe Dritte diesen Vorgaben zugestimmt? 2) Werden ausreichende… …Ausschreibungen oder Bestellungen, Genehmigungen usw. 2) Wird die über das System abgewickelte Kommunikation zwischen den Mitarbeitern des Unternehmens und… …Wirtschaftlichkeits- rechnung definierten Ziele auf deren Erreichung geprüft? Werden ange- messene Maßnahmen bei Abweichungen definiert und umgesetzt? 2) Wurden… …, die mit der Anschaffung der Softwarelösung verbunden sind? 2) Ist die Möglichkeit zur Einrichtung und Administration unterschiedlicher Benutzer bzw… …nur sehr abstrakt beschrieben und aus Kundensicht selten sinnvoll geordnet. 2) Ist sichergestellt, dass Artikeldaten bezüglich Menge, Preis, Bezeich-…

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  Besonderheiten bei der Beschaffung von Dienstleistungen

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  …Konzerngesellschaften wie zwei unabhängige Dritte)? 2) Ist eine abteilungsübergreifende Funktionstrennung bei Ausschreibung und Vergabe eingerichtet (d. h., besteht… …dezentral abgeschlossen? 2) Werden Standardverträge genutzt, welche durch die Rechtsabteilung ge- prüft und freigegeben sind? 3) Ist der… …(Grundsatz der Gleichstellung, vgl. §§ 8, 9 Nr. 2 und Nr. 2a AÜG)? Hinweis: Ausnahmen sind möglich. Z. B. können Tarifverträge abwei- chende Regelungen… …Scheinselbständigkeit untersucht? 2) Werden für die Untersuchung standardisierte Checklisten verwendet? Ist deren Bearbeitung verbindlich? 3) Werden bei unklaren… …oder wegge- fallene Leistungen bei der Abnahme und der Abrechnung berücksichtigt werden? 2) Soll die Bezahlung nach Festpreis, Aufwand oder ggf. mit… …: (1) Wirkt der Auftraggeber bei der agilen Entwicklung mit, stehen ihm dann u. U. bereits Rechte am Produkt zu? (2) In welchem Rechtsverhältnis werden… …agile Festpreis – Leitfaden für wirklich erfolgreiche IT-Projekt-Verträge, Carl Hanser Verlag GmbH & Co. KG, 2. Auflage 2014. Sonderfall… …bei Auftragsvergabe und Vertrags- gestaltung eine enge Abstimmung zwischen Einkauf, anforderndem Fach- bereich, IT-Bereich und Rechtsabteilung? 2… …. Pfarl, R. Mittermayr: Der agile Festpreis – Leitfaden für wirklich erfolgreiche IT-Projekt-Verträge, Carl Hanser Verlag GmbH & Co. KG, 2. Auflage 2014…

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  Besonderheiten bei der Beschaffung von Werkzeugen für die Serienfertigung

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  …, steuerlichen und zollrechtlichen Bestimmungen auseinandersetzt? 2) Sind Kriterien für den Eigentumserwerb an Lieferantenwerkzeugen de- finiert? 3) Ist…
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  Messung des Einkaufs-/Beschaffungserfolgs

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  …� Termintreue � Risikominimierung (z. B. aufgrund Multiple Sourcing). 2) Wer hat diese Ziele vorgegeben (z. B. selbst entwickelte Ziele des Einkaufs… …. Prüfungsfragen: 1) In welcher Häufigkeit und zeitlichem Abstand werden Kennzahlen zu- sammengetragen und wie aktuell sind sie (z. B. vierteljährlich)? 2) Welche… …, Transportkosten/Entfernun- gen, Kompatibilität mit der Struktur der Produktionsanlagen und ggf. Währungsdifferenzen ausreichend berücksichtigt wurden. 2) Für ausgewählte…

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  Auswertung von Beschaffungsdaten zur Vorbereitung und Durchführung von Prüfungshandlungen

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  …stehende Verdachtshypothesen zu bestätigen bzw. zu widerlegen (vgl. Abbil- dung 2). Abb. 2: Von der Vollprüfung zur Einzelfallprüfung �ŝŶnjĞůĨĂůůƉƌƺĨƵŶŐ… …entfernen. Beurteilung der Qualität der Stamm- daten. Identifikation von irrtümlich mehrfach angelegten Lieferan- ten. 2 Analyse der… …Anschluss an die Tabelle werden für drei ausgewählte Auswertungen (Nr. 2, 3 und 24) konkrete Beispiele zur Veranschaulichung genannt. Hinweis: Bei der… …. Auswertung/Analyse Zielsetzung Auswertung von Beschaffungsdaten zur Vorbereitung und Durchführung 212 2 Analyse von � BANFen � Bestellungen unterhalb der… …Veranschaulichung genannt: Zu Nr. 2: BANF-Splitting – Variante 1 Ein Teamleiter des Facility Managements ist berechtigt, BANFen bis zur Höhe von 10.000 € zu… …BANF-Textes ergibt sich der Verdacht auf BANF-Splitting, dem prüfungstechnisch nachzugehen ist. Zu Nr. 3: BANF-Splitting – Variante 2 Ein Teamleiter des… …48 % aller Bestellungen ein Bestellvolu- men von kleiner 200 € ausweisen und lediglich 2 % des gesamten Jahresum- satzes ausmachen. Hierbei steht… …2 Freigabe von Rechnungen/ Zahlungen 3 Erstellung von Bestellungen und Freigabe von Rechnungen/ Zahlungen 4 Buchen von Wareneingängen 5 Buchen…

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  Dolose Handlungen

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  …mit Auftragnehmern bzw. wieder- holte Teilnahme an deren privaten, gesellschaftlichen oder geschäft- lichen Veranstaltungen? 2) Liegt eine Ausübung von… …, Mai 2011, S. 2. Vgl. im Internet unter: https://www.pwc.de/de/compliance/assets/10_min_uk_ bribery_act.pdf Prävention doloser Handlungen 233 15.9… …(von Mitarbeitern und Geschäftspartnern, wie z. B. Lieferanten), einschließlich eines Verbots von Bestechungsgel- dern und Kick-back-Zahlungen? 2) Gibt… …, Leistungsabnahme und -kontrolle? 2) Ist ein Vier-Augen-Prinzip bei der Bestellung/Ausschreibung gewahrt (in- klusive angemessene Wertgrenzen)? 3) Werden… …Integrität und Rechtstreue bewertet und berücksichtigt? 2) Werden ausreichende unabhängige Auskünfte (z. B. mittels Wirtschafts- auskunftei, Handelsregister)… …, Dokumentationserforder- nisse)? 15.9.5 Juristische Maßnahmen Prüfungsfragen: 1) Werden vor Auftragsvergabe Verträge juristisch überprüft? 2) Werden ausreichend… …eine Regelung für die Annahme von Geschenken/Vergünstigungen (Genehmigung, Wertgrenzen)? 2) Gibt es für Mitarbeiter eine Pflicht zur regelmäßigen… …Prüfungsfragen: 1) Gibt es eine transparente Berichterstattung über die Beschaffungsvorgän- ge an das Management (Beschaffungscontrolling)? 2) Sind Vorgaben zur… …mensmitarbeiter durch Zuwendungen in ihrer Entscheidung zu beeinflus- sen, die über den normalen Rahmen einer Bewirtung oder Aufmerksam- keit hinausgehen? 2…

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