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• eBook-Kapitel aus dem Buch Prüfungsleitfaden Travel Management

  Reiserichtlinien

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …33 3. Reiserichtlinien Die Unternehmen können im Wesentlichen über Erfordernis, Durchführung, Abwicklung und Auslagenerstattung bei… …Kosten als abzugsfähige Betriebsausgaben bzw. Auslagenersatz und legen steuerfreie Höchstbeträge fest. Deshalb werden in den meisten Unternehmen unter… …zeitnah eingearbeitet werden. Derart gestaltete Richtlinien regeln somit verbindlich die Abwicklung von Geschäftsreisen in einem Unternehmen. Mangelhafte… …Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche Im Unternehmen sollten vorab klare und nachvollziehbare Festlegungen zu den Zuständigkeiten und Verantwortungsbereichen… …zusätzliche Kosten für das Unternehmen zu vermeiden? � Sind Regelungen für Zuwiderhandlungen (z.B. Nichtnutzung eines vorge- schriebenen Buchungsportals)… …Kompetenzregelungen für Unternehmen des Konzerns oder der Konzerngruppe verwiesen werden. Mögliche Prüfungsansätze: � Gibt es einen definierten Genehmigungsprozess?… …Verpflegungsmehraufwendungen (Tagessätze) Bei Geschäftsreisen können i.d.R. Verpflegungsmehraufwendungen gegen- über dem Unternehmen geltend gemacht werden, wobei die… …ausreichend? 3.3.6 Versicherungsschutz Zur Absicherung von Unternehmen und reisendem Mitarbeiter können ver- schiedene Versicherungen abgeschlossen sein, die… …sowie die Betriebshaft- pflicht. Die Richtlinie sollte definieren, welche Leistungen das Unternehmen abdeckt. Mögliche Prüfungsansätze: � Welche… …Bonusprogramme hinterlegt. In den Reiserichtlinien sollte definiert sein, ob die geschäftlich erworbenen Meilen-/Punkteguthaben dem Unternehmen zu- fließen oder…

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  Reisesicherheit und Krisenmanagement

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …Ziellandes – mit einem Sicherheitsrisiko verbunden sein. Das Unternehmen hat geeignete Maßnahmen einzuleiten bzw. entsprechende Vorkehrungen zu treffen, um das… …Risiko für den Mitarbeiter und das Unternehmen entsprechend abzu- mildern. Risikomindernde Maßnahmen können beispielsweise sein: � Kenntnis über den… …krankenversicherung und der Beweissicherungsfunktion gegenüber der Sozialversicherung. Mögliche Prüfungsansätze: � Inwieweit hat das Unternehmen Kenntnis über…

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  Beschaffung von Reiseleistungen

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …45 4. Beschaffung von Reiseleistungen Reisekosten sind heute in vielen Unternehmen ein bedeutender Kostenfaktor. Das Ziel und gleichzeitig die… …veröffentlicht ist. 4.1 Konzeption Für die Beschaffung von Reiseleistungen werden in den Unternehmen unter- schiedliche Konzepte in vielfältigen Varianten… …Beschaffung eines Reisedienstleisters In größeren Unternehmen werden Reiseleistungen wie Flüge, Hotelbuchun- gen, Mietwagen und Versicherungen häufig über… …Prüfungsrecht der Einkaufspreise oder der Bonus- oder Rabattabrechnung des externen Reisebüros vereinbart, sofern diese an das Unternehmen weitergereicht werden… …werden? � Gibt es eine ausreichende Kontrolle der Abrechnung des Reisebüros oder anderer externer Dienstleister an das Unternehmen? Findet dabei ein Ab-… …oder Company Cards = zentrale Reisestellenkarte) bietet Unternehmen eine Möglichkeit, di- rekte Reisekosten und interne Prozesskosten zu sparen. Dabei… …Unternehmen von der Kreditkartengesellschaft bei Zahlungsver- zug/fehlender Kontodeckung o. Ä. des Mitarbeiters in Regress genommen wird? � Welche Regularien… …Beiträge für Kreditkarten nur einem be- stimmten Personenkreis erstattet? Ist dieser Personenkreis definiert und ist das Vorgehen für das Unternehmen… …Durchdringungsgrad zu erhöhen wie z.B. Vor- standsentscheidung, Bonus-Programm aktiviert oder Kostenübernahme durch das Unternehmen (Berücksichtigung steuerrechtlicher…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Prüfungsleitfaden Travel Management

  Einleitung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …11 1. Einleitung National und international agierende Unternehmen müssen, um langfristig erfolgreich in ihrem Geschäftsfeld agieren zu können, die… …werden. Aus diesem Grund ist es für ein Unternehmen wichtig, diese Ressourcenbean- spruchung über ein angemessenes „Travel Management“ zu steuern. Hieraus… …aktuellen Steuerrechtsprechung aus- reichend in die Prüfung mit einzubeziehen. Einleitung 14 Im Regelfall spiegeln die vom Unternehmen erlassenen…

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  Strukturen, IT und Internes Kontrollsystem

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …Unternehmens bieten sich diverse organi- satorische Gestaltungsmöglichkeiten. Agiert ein Unternehmen von mehreren Standorten, so stellt z.B. die nationale… …Kommunikations- beziehungen • Zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern • Zwischen Unternehmen und externem Dienst- leister • Übermittlung von Weisungen •… …Kommunikationswege • Übermittlung von Kontrollinformationen Strukturen 21 Mögliche Prüfungsansätze: � Wie ist im Unternehmen das Travel Management gestaltet… …. Ein Firmenreisebüro ist entweder ein eigenständiges Unternehmen oder eine Ab- teilung eines Reisebüros, das sich auf die Anforderungen des… …durch speziell definierte Organisationseinheiten (Sekretariate) möglich. Durch das Unternehmen wird in der Regel festgelegt, welche Anbieter und/ oder… …geben? � Finden regelmäßig Gespräche zwischen Anbieter und Unternehmen zur Qualität der erbrachten Leistung statt? � Gibt es für Leistungen durch Dritte… …von Verpflegungsmehrauf- wendungen. In der Regel verfügen die Unternehmen über eine entsprechende Reisekostenrichtlinie, in der die Modalitäten für die… …gesamthaften Controllings der Reiseaufwendungen sind im Kapitel 5.5 beschrieben). Mögliche Prüfungsansätze: � Gibt es im Unternehmen eine… …können vom Unternehmen im eigenen Intranet betrieben oder von Drittanbietern als internetbasierte Anwendung angeboten werden. Daneben sind auch gemischte… …Strukturen denkbar. Mögliche Prüfungsansätze: � Wie ist sichergestellt, dass der im IT-System abgebildete Geschäftsprozess für das Unternehmen geeignet ist?…

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  Reiseabwicklungsphasen

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …Prüfungsansätze: � Ist im Unternehmen eine moderne Kommunikationsmittel-Infrastruktur eingerichtet, die als Alternative zu Geschäftsreisen genutzt werden kann? �… …für die Buchung von Reiseleistungen anzu- wendenden Online-Portals bereitgestellt worden? � Entspricht das Online-Portal dem für das Unternehmen… …Unternehmen)? � Ist gewährleistet, dass bei den anfallenden Geschäftsreisen die gängigen Versicherungen (z.B. Verkehrs-Unfallversicherung, Reisegepäckversiche-… …Beförderungs- unternehmen Streiks zu erwarten sind, sollte der Reisende zur Vermeidung von Leerlauf u.Ä. darauf hingewiesen werden. Mögliche Prüfungsansätze: �… …vom Unternehmen Versicherungen abgeschlossen? 5.4 Reiseabrechnung Reiseabrechnungen sollten nach eindeutig festgelegten und kommunizierten internen… …Antrag des Vorgesetzten einmalig aus- gezahlt werden und dann bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen bzw. bis zum Ende der regelmäßigen Reisetätigkeit… …Unternehmen bezahlte Leistungen vor (z.B. Flüge über Com- pany Card gebucht)? � Werden auch bei der Verwendung von Kreditkarten für die Reisekosten- abrechnung…

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