Beurteilung der Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems (IKS) durch den Aufsichtsrat

• Dr. Oliver Bungartz

Die Beurteilung der Wirksamkeit des IKS durch den Aufsichtsrat ist nicht nur auf den rechnungslegungsbezogenen Teil beschränkt, sondern umfassend ausgelegt. Die Beurteilung muss eine hinreichende Sicherheit geben, dass das IKS auch tatsächlich wirksam ist, wobei die Unternehmensleitung zuvor diese Wirksamkeit sicher zu stellen hat. Die Unternehmensleitung kann sich dazu über eine transparente Dokumentation und Kommunikation des IKS z. B. auf Selbsteinschätzungen von Mitarbeitern, Prüfungshandlungen der Internen Revision oder von externen Dritten stützen. Über die ergriffenen Maßnahmen sowie die Ergebnisse der Prüfungen sollte sich der Aufsichtsrat informieren oder berichten lassen. Soweit der Aufsichtsrat Zweifel an der ihm mitgeteilten Einschätzung hat, muss er eigene Untersuchungen beauftragen und im Falle der Identifizierung von Optimierungsbedarf auf die Verbesserung des IKS hinwirken und diesen Prozess überwachen.
Die Beurteilung der Wirksamkeit des IKS durch den Aufsichtsrat sollte in gewissen Abständen wiederholt werden, wobei die Frequenz u. a. davon abhängt, wie sich z. B. die Prozesse im Unternehmen verändern. Dafür ist die Überwachung und Pflege des IKS von großer Bedeutung. Kontrollen auf Unternehmensebene unterstützen die Sicherstellung der Wirksamkeit der einzelnen IKS-Komponenten nach COSO, wodurch die Wirksamkeit des IKS als Gesamtsystem über die Einhaltung der fundamentalen Prinzipien sichergestellt und mit Hilfe von Kennzahlen und Reifegrad gemessen werden kann. Die Berührungspunkte des IKS mit anderen Elementen der Corporate Governance verdeutlichen die große Wirkungsbreite und müssen vom Aufsichtsrat berücksichtigt werden, wobei insbesondere das Zusammenspiel zwischen Risikomanagement und Compliance-Management-System sowie der Internen Revision mit der Überwachungstätigkeit des Aufsichtsrats auf einem einheitlichen Ansatz basieren und miteinander abgestimmt sein sollte.

Seiten 77 - 114