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  Zusammenarbeit der Internen Revision mit Risikocontrolling und Compliance

  Empfehlungen auf Basis der MaRisk VA
  

  978-3-503-12902-7

  Arbeitskreis "Interne Revision in der Versicherungswirtschaft", DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V., DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …Interne Revision, Risikocontrolling, Compliance – welche Potenziale für eine erfolgreichere Zusammenarbeit dieser Unternehmensbereiche gibt es? Auf… …Herangehensweisen zu vermeiden. Ob Strategieaudit oder Risikobewertung– mit diesem Leitfaden nutzen Sie vorhandene Synergien in der Praxis!… …Basis der MaRisk VA stellen Ihnen Experten ein Modell vor, mit dem sich Schnittstellen identifizieren und besser verzahnen lassen. Diese Arbeitsgrundlage…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Zusammenarbeit der Internen Revision mit Risikocontrolling und Compliance

  Einleitung

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …. Auftrag der Arbeitsgruppe war die Entwicklung eines ganzheitlichen Ansat- zes der Zusammenarbeit zwischen den Funktionen Interne Revision, Unab- hängiges… …Versiche- rungswirtschaft konkretisierte Auslegung der Regelungen der §§ 64a und 104s VAG für ein angemessenes Risikomanagement dar. Durch die MaRisk VA… …sorgt die BaFin für mehr Transparenz, welche die Unternehmen brauchen, um die richtigen Schritte für die weitere Entwick- lung der individuellen… …Risikomanagementsysteme zu ergreifen. Die Einfüh- rung der MaRisk VA wird allgemein als Vorgriff auf zukünftige risikoorien- tierte europäische Solvenzsysteme gesehen… …Risikocontrolling und Compliance zur Vermeidung von Effizienz- verlusten. Der Begriff „Funktion“ wurde bewusst gewählt, da sich hinter einer Funktion nicht immer eine… …Organisationseinheit verbergen muss. Die Begriffe „Unabhängige Risikocontrollingfunktion“ und „Unabhängiges Risi- kocontrolling“ werden in dieser Veröffentlichung… …einheitlich verwendet. Mit der Ausarbeitung dieses Dokumentes möchte die Arbeitsgruppe auf Grundlage der MaRisk VA Anregungen und Ideen geben, die Zusammen-… …sowohl im Gesamtzusammenhang als auch jeweils einzeln betrachtet und analysiert werden können. Durch eine engere Verzahnung der genannten Funktionen… …profitiert letztend- lich das gesamte Unternehmen, da Informationen zum Risikomanagement in einer einheitlichen Systematik erhoben, gebündelt und hierdurch…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Zusammenarbeit der Internen Revision mit Risikocontrolling und Compliance

  Definitionen der betrachteten Funktionen

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …15 2 Definitionen der betrachteten Funktionen Die Funktionen Interne Revision, Unabhängiges Risikocontrolling und Com- pliance sind in der… …(IIA Austria), Wien, und mit dem Schweizerischen Verband für Interne Revision (SVIR, ASAI, ASRI, SIIA), Zürich 2002. 16 Definitionen der… …nachfolgend aufgeführten Definitionen bilden die Grundlage dieser Ausarbeitung. 2.1 Interne Revision (IR) Für die Interne Revision hat sich die Übersetzung… …der Definition des weltweit anerkannten amerikanischen Institute of Internal Auditors (IIA) im deutsch- sprachigen Raum durchgesetzt: „Die Interne… …, durch das DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V., Frankfurt am Main, nach neuer Abstimmung mit dem Institut für Interne Revision Österreich… …. Der deutsche Gesetzgeber fordert mit dem 9. VAG-Änderungsgesetz ab 2008 in § 64a Abs. 1 S. 1 VAG folgende Vorgaben als aufsichtsrechtliche Compliance-… …. Februar 2002 den Deutschen Corporate Go- vernance Kodex verabschiedet, der in der aktuellen Version folgende Be- schreibung beinhaltet: „Der Vorstand hat… …Revision erbringt unabhängige und objektive Prüfungs- („assu- rance“-) und Beratungsdienstleistungen, welche darauf ausgerichtet sind, Mehrwerte zu schaffen… …und die Geschäftsprozesse zu verbessern. Sie unter- stützt die Organisation bei der Erreichung ihrer Ziele, indem sie mit einem systematischen und… …zielgerichteten Ansatz die Effektivität des Risikoma- nagements, der Kontrollen und der Führungs- und Überwachungsprozesse bewertet und diese verbessern hilft.“1…

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  Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …koordinierte Zusammenarbeit erschweren und als Resultat zu Doppelarbeiten und Unverständnis in den Geschäftsbereichen führen kön- nen. Um den Erfolg der… …von den Funktionen in die Unternehmensorganisation zu tragen, um somit bei der Geschäftsleitung und den Geschäftsbereichen Transparenz über die… …der Organisation des Risikomanagements im Unternehmen soll- ten ebenso wie ein Konkurrenzdenken der Funktionen untereinander und in der Wirkung auf die… …Unternehmensorganisation vermieden werden. Im Wei- teren führt eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu einer Steigerung der Akzep- tanz bei der Geschäftsleitung und in den… …Funktionen des Risi- komanagements und die Funktion Compliance selbst Prüfungsgegenstand der Internen Revision sind. Die Funktionen sollten sich darüber… …17 3 Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit Die Zusammenarbeit zwischen Interner Revision, Unabhängiger Risikocont- rollingfunktion… …und Compliance ist in vielen Unternehmen nicht standardi- siert. Daher existieren unterschiedliche – teilweise gegenläufige – Sichtwei- sen, die eine… …Schnittstellen der unter- schiedlichen Arbeitsprozesse sind im Unternehmen aufzuzeigen. Bewusstsein für eine gemeinsame Aufgabe mit unterschiedlichen Fokussierun-… …gen Da die Aufgaben der drei Funktionen nicht überschneidungsfrei sind, ist ein abgestimmtes gemeinsames klares Aufgabenverständnis wichtig. Dieses ist… …Funktionen zu schaffen. Gegenseitige Akzeptanz der drei Funktionen im Unternehmen Die höhere Transparenz der Aufgaben der Funktionen wird zunächst die…

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  Schnittstellen-Prozesse zwischen den betrachteten Funktionen

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …Geschäftsleitung, Geschäftsbereiche, Unabhängige Risiko- controllingfunktion, Interne Revision und Compliance unterschieden. Hier- bei wurde bewusst der Begriff… …Zu- sammenarbeit wurde durch die Arbeitsgruppe immer dann als relevant ange- sehen, wenn mindestens zwei der betrachteten Funktionen Interne Revision… …, Anti-Fraud-Management, Geld- wäsche). Konkrete Compliance-Anforderungen vom Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft e.V. aus dem November 2009 finden Sie… …MaRisk VA die Prozesse der Zusammenarbeit ableiten. In der nachfolgenden Abbildung wurden die MaRisk VA als Grundlage für die weitere Tätigkeit nach den… …der Zusammenarbeit Die Vorgehensweise der Arbeitsgruppe gliedert sich in mehrere Phasen. Zu- nächst wurden der Text des Rundschreibens und die… …Erläuterungen der An- forderungen zu den MaRisk VA in ein Excel-Tableau übertragen. Zur Orien- tierung wurden zudem die Abschnittsnummern der MaRisk VA… …Darstellung. Anschließend wurden in fünf Schritten die Prozesse identifiziert, die wesent- lich für die Zusammenarbeit der Funktionen sind. Hieraus wurde ein… …eines Modells zur Zusammenarbeit Quelle: Eigene Darstellung. Die einzelnen Schritte können in der Excel-Tabelle nachvollzogen werden. Dort sind alle… …3: Zuordnung der MaRisk VA-Anforderungen auf Prozesse In einem weiteren Arbeitschritt wurden die einzelnen Abschnitte der MaRisk VA mit Stichworten… …in dem Prozess als solchen zu beschreiben, sondern die Möglichkeiten und den Nutzen der Zusammenarbeit darzustellen. Die nachfolgende Abbildung stellt…

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  Modell zur Zusammenarbeit

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …25 5 Modell zur Zusammenarbeit Die folgende Grafik (Abb. 5) zeigt die Möglichkeiten der Zusammenarbeit zwischen Interner Revision, Unabhängiger… …Risikocontrollingfunktion und Compliance basierend auf den abgeleiteten Prozessen der MaRisk VA. Um einen umfänglichen Überblick über die einzelnen Prozesse zu erhalten, wur-… …de darüber hinaus die Zusammenarbeit mit den Geschäftsbereichen berück- sichtigt. Eine Zusammenarbeit ist aus Sicht der Arbeitsgruppe gegeben, wenn…

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  Beschreibungen der einzelnen Schnittstellenprozesse

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …. Ein weiterer Schwerpunkt in den Prozessbeschreibungen liegt in der Ver- knüpfung zwischen den einzelnen Prozessen. Dies wird in den Beschreibun- gen im… …27 6 Beschreibungen der einzelnen Schnittstellenprozesse Die Beschreibung der für die Zusammenarbeit der Funktionen identifizierten Prozesse folgt… …� Zukünftige Vorgehensweise – Schnittstellen und Formen der Zusammen- arbeit � Vorschläge zur Zusammenarbeit � Nutzen der Zusammenarbeit �… …Fragestellungen als Hilfestellung zur Umsetzung � Abb.: Prozessdarstellung Es wird zunächst der Abschnitt aus den MaRisk VA zitiert, aufgrund dessen eine… …aufgeführt. Die Beschreibung der bisherigen Vorgehensweise stützt sich auf die Praxis- erfahrungen/Kenntnisse der Mitglieder der Arbeitsgruppe. Für die auf… …den Anforderungen der MaRisk VA basierende künftige Vorgehensweise wurden Prozessverantwortliche und weitere Prozessbeteiligte aufgezeigt, wie auch… …VA abgeleiteten Vorgaben und Auf-ff gaben zwischen den Prozessbeteiligten optimiert organisiert werden könnten und welche generelle Voraussetzungen in… …Allgemeinen durch „Input“ und „Output“ hervorgehoben. 28 Beschreibungen der einzelnen Schnittstellenprozesse Der Nutzen der Zusammenarbeit zwischen den… …Funktionen wird punktuell zusammengefasst, wobei der Nutzen für die Prozessbeteiligten aber auch für das Unternehmen an sich aufgezeigt wird. Abschließende… …hinterfragen. Zu fast allen Prozessen wird als Ergänzung der verbalen Beschreibung der Prozessablauf grafisch dargestellt.…

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  Prozess 1: Risikobewusstsein und -kommunikation fördern

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …: Geschäftsleitung Weitere betroffene Funktionen: Geschäftsbereiche Unabhängiges Risikocontrolling Interne Revision Compliance Schnittstellen zu anderen Prozessen… …Personenkreis bzw. -kreise in die Kommunikation der wesentlichen Ri- siken einzubeziehen sind. Ferner ist die Frage zu klären, wie und wie tief diese(r) Kreis(e)… …Schnittstellenprozesse Explizit fordern die MaRisk VA die Kommunikation zwischen der Internen Revision und der Unabhängigen Risikocontrollingfunktion. Diese haben sich… …Revision und Unabhängiger Risikocontrollingfunktion). Die DIIR-Arbeitsgruppe empfiehlt, die Compliance-Funktion in den regelmä- ßigen Austausch mit… …einzubeziehen. Im Rahmen ihrer Tätigkeit gewinnen die Unabhängige Risikocontrollingfunktion, die Compliance-Funktion und die Interne Revision umfassende… …bestehenden Risiken mit der Risikotrag- fähigkeit in Einklang zu bringen. In einzelnen Bereichen festgestellte praktikable Lösungen zur Handhabung von Risiken… …: Risikobewusstsein und -kommunikation fördern Nutzen der Zusammenarbeit Wird die Risikokommunikation in der oben dargestellten Form praktiziert, wird ein offener… …Umgang mit Risiken (Risikokultur) gelebt. Nur so ist es mög- lich, die bestehenden Risiken mit der Risikotragfähigkeit in Einklang zu bringen. Zwischen… …Interne Revision, an die Unabhängige Risikocontrollingfunktion und ggf. an Compliance gemeldet? � Gibt es eine unternehmensinterne Risikokultur, die z.B… …. in innerbetriebli- chen Leitlinien den Umgang mit Risiken und Fehlern regelt? 32 Beschreibungen der einzelnen Schnittstellenprozesse Q u el le…

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  Prozess 2: Strategieaudit durchführen

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …Da die Interne Revision nicht in die Erarbeitung der Risikostrategie einge- bunden ist, hat sie die erforderliche Unabhängigkeit und Objektivität und… …Strategieaudit zu unterstützen. Inhalt und Umfang der Unterstützung durch die Interne Revision werden sich in der betrieblichen Praxis erst entwickeln. Hier… …: Interne Revision Schnittstellen zu anderen Prozessen: Aus Sicht der DIIR-Arbeitsgruppe keine 34 Beschreibungen der einzelnen Schnittstellenprozesse… …. „Strategieaudit“) zu unterzie- hen …. Das Strategieaudit könnte zum Beispiel in Zusammenarbeit mit der internen Revision oder dem Aufsichtsorgan durchgeführt werden.“… …Risikostrategie Bisherige Vorgehensweise Die Forderung nach einer aus der Geschäftsstrategie abgeleiteten Risikostra- tegie wird in dieser Klarheit erstmals in… …qualifizierten Mitarbeitern unterstützt wird. Unter Risikogesichtspunkten liegen die Arbeitsschwerpunkte der Inter- nen Revision, der Unabhängigen… …Risikocontrollingfunktion und Compliance in der Unterstützung und Überwachung der Einhaltung der auf der Risiko- strategie abgeleiteten Leitlinien und zu beachtenden externen… …Erläuterungen der MaRisk VA folgendes zur Zusammenarbeit mit der Internen Revision bei der Qualitätssicherung aus: „… Insbesondere um strategischen Risiken… …werden sicherlich auch die Ergebnisse der BaFin aus Prüfungen in den Versicherungsunternehmen maßgebliche Hinweise liefern. Da es sich nicht um einen… …Ablauforganisation „Die Ablauforganisation hat im Einklang mit der Risikostrategie die wesent- lichen Funktionen der Aufbauorganisation zu unterstützen…..alle mit we-…

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  Prozess 3: Einzelentscheidungen gegen innerbetriebliche Leitlinien treffen

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …innerbetrieblichen Leitlinien Verantwortlichen. Aber auch die Interne Revision und die Unabhängige Risikocontrollingfunk- tion sollten in den Informationsprozess… …. Es kann sich aber auch Handlungsbedarf für die Interne Revision in Form von ad hoc-Prüfungen bzw. Erkenntnissen für die risikoorientierte Prüfungs-… …begründen, zu dokumentieren und der Geschäftsleitung zur Kenntnis vorzulegen.“ Bisherige Vorgehensweise In der Praxis werden Verstöße bisher… …Prozessverantwortlicher: Geschäftsbereiche Weitere betroffene Funktionen: Unabhängiges Risikocontrolling Geschäftsleitung Interne Revision Compliance Schnittstellen zu… …anderen Prozessen: Aus Sicht der DIIR-Arbeitsgruppe keine Vorschläge zur Zusammenarbeit Um die Anforderung der MaRisk VA in Bezug auf Verstöße gegen… …eingebunden werden. Im Rahmen eines regelmäßigen Informationsaustausches zwischen den Funktionen Interne Revision, Unabhängiges Risikocontrolling und Com-… …innerbetriebliche Leitlinien verstoßen, zeitnah eine schriftliche Begründung? � Ist eine Informationsweitergabe an die Funktionen Interne Revision, Un- abhängiges… …Einzelentscheidungen und Anweisungen von Füh- rungsebenen unterhalb der Geschäftsleitung, die gegen die innerbetriebli- chen Leitlinien verstoßen, sind schriftlich zu… …in den meisten Fällen nicht existieren. Des Weiteren ist vermutlich in den wenigsten Unternehmen einheitlich gere- gelt, unter welcher Bedingung eine… …Einzelentscheidung oder Anweisung als materiell bedeutsam zu bewerten ist. Zukünftige Vorgehensweise – Schnittstellen und Formen der Zusammenarbeit…

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